Lượt xem: 36

Kaizen, 5S là gì? Văn hóa quản lý đáng học hỏi từ các Doanh nghiệp Nhật


Các doanh nghiệp của Nhật thành công trên nhiều lĩnh vực vì đa số họ đều sử dụng triết lý Kaizen và nguyên tắc 5S trong lao động. Vậy 5S là gì, Kaizen là gì và làm thế nào mà các phương pháp này có thể đưa các doanh nghiệp Nhật phát triển mạnh đến thế,… đây có lẽ là những câu hỏi được nhiều người quan tâm.

Nguyên tắc 5S

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn. Phương pháp 5S được phát mình bởi người Nhật và họ cũng rất tự hào khi cả thế giới áp dụng phương pháp này của họ. Là một công cụ mang tính nền tảng căn bản, 5S được diễn giải như sau:

1. Sàng lọc (Seiri):

Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.

2. Sắp xếp (Seiton):

Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.

3. Sạch sẽ (Seiso):

Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh …. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.

4. Săn sóc (Sheiketsu):

Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.

5. Sẵn sàng (Shitsuke):

Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn.

Ý nghĩa của hoạt động 5S

• Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên
• Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc
• Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở
• Nâng cao chất lượng cuộc sống
• Nâng cao năng suất

Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Ví dụ, trong phân xường, người quản lý sẽ cố gắng khơi dậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc của tôi”, “máy móc của tôi”. Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc “chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “công việc của mình” một cách tốt nhất.

Lợi ích áp dụng

1. 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí
2. 5S giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người, …
3. 5S giúp giảm thiểu các chi phí hoạt động từ đó nâng cao ưu thế cạnh tranh
4. Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, 5S giúp nâng cao an toàn sản xuất và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động
5. Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao; tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên
6. Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các CBCNV thông qua 5S
7. Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của Công ty trong con mắt khách hàng.

KAIZEN

 

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement” và trong tiếng Trung, Kaizen được phát âm là Gansai, nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân. Với bất kỳ người làm việc nào làm trong môi trường có ý thức Kaizen thì họ đều không ngừng cải tiến, việc cải tiến này không phải những vấn đề lớn lao mà từ những việc thật bình thường và cơ bản phải bắt đầu từ những thứ ở ngay quanh chúng ta trước đó là 5S. Cải tiến hiện trường nhờ tính kỷ luật sẽ hình thành thói quen trong ý thức cải tiến của mọi người – thành công nằm ở điểm này.

kaizen 5s là gi

Lợi ích của phương pháp Kaizen

Lợi ích hữu hình:

+ Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn;
+ Giảm các lãnh phí, tăng năng suất.

Lợi ích vô hình:

+ Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến;
+ Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết;
+ Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí;
+ Xây dựng nền văn hoá công ty.

Kaizen, 5s là gì


Kết quả thực hiện 5S tại Công ty:

 


Việc áp dụng các công cụ cải tiến nhằm nâng cao năng suất, tạo ra những sản phẩm chất lượng, giá thành hợp lý, đáp ứng nhu cầu của khách hàng là yêu cầu cấp thiếtcủa các doanh nghiệp. Do đó, thời gian qua, Nhà máy Z183, Tổng cục Công nghiệp quốc phòng (CNQP) đã triển khai áp dụng Chương trình cải tiến năng suất chất lượng theo mô hình Kaizen -5S và đã đem lại những kết quả thiết thực.

Nguyên tắc 5S là một phương pháp, một mô hình được vận dụng trong doanh nghiệp có mục đích tạo ra một môi trường sạch sẽ, khoa học, gọn gàng và tiện lợi khi sử dụng. Kaizen là một triết lý được áp dụng nhằm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục trong đời sống cá nhân, gia đình, xã hội và cả môi trường làm việc. Khi vận dụng Kaizen trong môi trường làm việc có nghĩa là sự cải tiến liên tục liên quan đến tất cả mọi người, từ lãnh đạo, chỉ huy đến cán bộ, công nhân viên. Mọi thành viên trong đơn vị đều được khuyến khích đưa ra những cải tiến trong công việc, dù là nhỏ nhất, để tăng năng suất lao động và giảm chi phí hoạt động.

Thấy được sự hiệu quả của chương trình Kaizen-5S trong quá trình sản xuất, kinh doanh,tháng 8/2019, Nhà máy Z183 đã tiến hànhhợp tác với Viện Năng suất Việt Nam tổ chức các lớp đào tạo và triển khai áp dụng thực hành 5S vào trong các quy trình sản xuất, kinh doanh của Nhà máy. Thời kỳ đầu triển khai áp dụng, Nhà máy đã gặp rất nhiều khó khăn, như:cơ sở hạ tầng, môi trường chưa thực sự đảm bảo; máy móc, thiết bị chưa được sắp xếp hợp lý, khoa học; dụng cụ làm việc còn thiếu ngăn nắp, khó tìm; hệ thống dây điện chằng chịt, không dễ nhận biết;khu vực nhà xưởng khó vệ sinh, điều kiện ánh sáng, hệ thống thông gió còn nhiều bất cập; hồ sơ tài liệu của các phòng, ban còn để lẫn lộn, khó tìm kiếm… Bên cạnh đó, nhận thức của cán bộ, công nhân viên về thực hành 5S chưa đầy đủ, còn có tư tưởng ngại thay đổi.

Nhận thức rõ những thuận lợi, khó khăn, Đảng ủy, Ban giám đốc Nhà máy Z183 đã đề ra nhiều giải pháp thực hiện chương trình 5S với tinh thần “thay đổi để phát triển”.Bước đầu, Nhà máy tổ chức lễ ra quân triển khai chương trình thực hành 5S, tổng vệ sinh khu vực làm việc. Tiếp đó, thành lập Ban 5S giám sát thực hiện; chỉ đạo các phòng, phân xưởng lên kế hoạch triển khai. Tổ chức cuộc thi sáng tác khẩu hiệu áp dụng Chương trình 5S,nhằm nâng cao tính chủ động, sáng tạo, ý thức, trách nhiệm của mọi cán bộ, công nhân viên trong toàn Nhà máy. Qua cuộc thi đã có trên 200 khẩu hiệu về thực hành Chương trình 5S được đúc kết từ chính quá trình lao động, sáng tạo của cán bộ, công nhân viên. Mặt khác, Nhà máy tích cực nghiên cứu, sắp xếp lại hệ thống trang – thiết bị, máy móc, mặt bằng công nghệ, hợp lý hóa sản xuất; cải tạo, nâng cấp nhà xưởng, tạo cảnh quan môi trường làm việc thoáng mát, xanh, sạch, đẹp.

Xác định chất lượng sản phẩm là sự sống còn của Nhà máy thì việc gắn 5S với Kaizen là nền tảng cho mọi hoạt động cải tiến nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất, kinh doanh (SXKD). Tháng 3/2020, Nhà máy tiếp tục phối hợp với chuyên gia tư vấn áp dụng Chương trình 5S kết hợp với Kaizen vào quá trình SXKD. Tổ chức phát động Chương trình Kaizen-5S. Thành lập nhóm CI và Kaizen của Nhà máy; đồng thời, chỉ đạo nhóm Kaizen xây dựng kế hoạch mở Kaizen trọng tâm từng dây chuyền sản xuất; vận động cán bộ, công nhân viên tập trung vào cải tiến công nghệ, máy móc, thiết bị, tự động hóa, giảm lãng phí, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm. Ban 5S của Nhà máy thường xuyên kiểm tra, đánh giá, chấm điểm từng bộ phận, khen thưởng, xử phạt nghiêm minh, đưa kết quả thực hiện của tập thể, chỉ huy các phòng, ban, phân xưởng vào chỉ tiêu thi đua và quy chế trả lương của Nhà máy.

Qua một thời gian thực hiện Chương trình Kaizen-5S,Nhà máy đã đạt được những kết quả nổi bật, từng bước phát huy năng lực sản xuất, nâng cao sức cạnh tranh và chiếm lĩnh được thị trường; tạo cơ sở để Nhà máy xây dựng chiến lược đầu tư công nghệ, khai thác hiệu quả thiết bị máy móc, gắn kết nghiên cứu vật liệu mới và sản phẩm mới, công nghệ vật liệu với công nghệ sản phẩm, công nghệ mới với công nghệ truyền thống. . Số lượng Kaizen của cán bộ, công nhân viên được áp dụng vào sản xuất LÀ 210 ý tưởng. Năng suất lao động tăng trung bình trên các phân xưởng là 1,5 lần. Tỷ lệ phế hỏng, lọt chất lượng giảm mạnh,nhiều sản phẩm có tỷ lệ phế giảm đến 0%. Ý thức, trách nhiệmcủa cán bộ, công nhân viên Nhà máy chuyển biến rõ rệt. Cùng với đó đã tạo ra được môi trường vệ sinh công nghiệp xanh sạch, thân thiện với môi trường; mặt bằng công nghệ được sắp xếp khoa học và tiện lợi. Hang tháng, các thiết bị chính của dây chuyền đều được đánh giá hiệu quả sử dụng bằng công cụ KPI thể hiện qua chỉ số OEE (hiệu suất hoạt động của thiết bị). Kết quả quan trắc môi trường lao động của Nhà máy Z183 , là các chỉ tiêu vi khí hậu, ánh sáng, tiếng ồn, nồng độ bụi và hơi khí độc trên các dây chuyền đều đạt yêu cầu trong giới hạn cho phép. Chỉ số tâm sinh lý lao động của công nhân đầu ca, giữa ca và cuối ca sản xuất ở mức khá.


Trao khen thưởng cho các tập thể, cá nhân có ý tưởng thực hiện hiệu quả Chương trình Kaizen-5S trong tháng 6/2020.

Qua thực tế triển khai áp dụngChương trình Kaizen- 5S vào trong sản xuất, kinh doanh, Nhà máy Z183 rút ra được một số bài học kinh nghiệm, đó là:

Một là, khi triển khai S1 (sắp xếp); S2 (sàng lọc) sẽ phát hiện ra nhiều điểm bất hợp lý trong sản xuất cần phải thay đổi, cần phải cải tiến và lúc này phát động Kaizen trong toàn đơn vị là phù hợp. Việc kết hợp giữa thực hiện 5S với Kaizen đã tạo ra sự bổ trợ thúc đẩy chương trình nhanh hơn và thiết thực hơn. Hiện tại, Nhà máy đang áp dụng một ngày dành 15 phút, mỗi tháng dành một ngày cho 5S, 6 tháng dành một ngày để tổng vệ sinh nơi làm việc.

Hai là, tiêu chuẩn hệ thống Kaizen – 5S giống nhau nhưng cách làm của mỗi đơn vị có thể khác nhau tùy theo thực tế của từng đơn vị, nên trước khi triển khai Chương trình Kaizen-5S cần đánh giá thực trạng để áp dụng cho phù hợp, đem lại hiệu quả cao.

Ba là, cần có sự lãnh đạo, chỉ đạo quyết liệt của Đảng ủy, Ban giám đốc, đặc biệt là người đứng đầukhi triển khai Chương trình Kaizen- 5S. Bởi khi áp dụng Kaizen – 5S chính là thực hiện sự thay đổi nên sẽ phát sinh rủi ro,do vậy, cần có biện pháp để quản lý và nhận diện rủi ro.

Bốn là, thường xuyên quan tâm lãnh đạo, chỉ đạođầu tư thỏa đáng cho thực hiện Kaizen – 5S; duy trì có hiệu quả hệ thống quản lý thực hành Kaizen- 5S chuyển từ tự giác thành thói quen.Tiếp tục tìm kiếm những cách làm mới, sáng tạo ứng dụng các công cụ quản lý tân tiến để duy trì và liên tục cải tiến, nâng chuẩn trong quản lý một cách hiệu quả, an toàn và giảm tối đa lãng phí.

Năm là, phát huy sáng tạo khoa học công nghệ, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm và đảm bảo an toàn, ưu tiên lựa chọn sử dụng các vật liệu hóa chất có chỉ số thân thiện với môi trường cao. Làm tốt công tác sơ, tổng kết, khen thưởng, xây dựng và nhân rộng các gương điển hình tiên tiến. Phát huy vai trò của các tổ chức quần chúng, tạo phong trào thi đua giữa các bộ phận.

Có thể nói, việc Nhà máy Z183 triển khai thực hiện Chương trình Kaizen- 5S đã thực sự tạo được chuyển biến về mọi mặt, đem lại những giá trị về môi trường làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng; năng suất, chất lượng sản phẩm cao su kỹ thuật ngày càng được nâng cao, tương đương với các sản phẩm cùng loại trong khu vực và trên thế giới, đem lại việc làm, thu nhập ổn định cho cán bộ, công nhân viên và người lao động Nhà máy.